Co to jest Krajowy System e-Faktur i jak z niego korzystać?
Krajowy System e-Faktur, znany również jako KSeF, to nowoczesna platforma teleinformatyczna opracowana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia tworzenie, udostępnianie i odbieranie e-faktur w formie elektronicznej. E-faktury to dokumenty o ustalonej strukturze, które mają taką samą moc prawną jak tradycyjne faktury papierowe i ich wersje elektroniczne.
System KSeF oferuje nie tylko te podstawowe funkcje, ale także wiele innych opcji, takich jak:
- Przyznawanie, zmienianie i cofanie uprawnień do korzystania z platformy teleinformatycznej Ministerstwa Finansów, a także śledzenie tych uprawnień Tworzenie, odbieranie i przechowywanie e-faktur przez 10 lat
- Osobista weryfikacja każdej faktury ustrukturyzowanej w KSeF za pomocą unikalnego numeru identyfikacyjnego
- Sprawdzanie i kontrolowanie poprawności danych zawartych na fakturach ustrukturyzowanych Informowanie o wystawieniu e-faktury, jej odrzuceniu lub braku możliwości wystawienia z powodu niedostępności platformy KSeF
Grupa Odbiorców – kto ma dostęp do systemu KSeF?
Od 1 stycznia 2022 roku system KSeF jest dostępny dla:
- Aktywnych podatników VAT,
- Przedsiębiorców zwolnionych z tego obowiązku,
- Podatników stosujących unijną procedurę OSS, mających polski numer identyfikacji podatkowej NIP.
Chociaż obecnie system KSeF jest dobrowolny, to od lipca 2024 roku będzie on obowiązkowy dla wszystkich wymienionych grup podatników.
Zalety korzystania z platformy KSeF
Korzystanie z KSeF ma wiele korzyści, takich jak:
- Łatwiejsza i szybsza analiza faktur dzięki ujednoliceniu szablonu e-faktur.
- Oszczędność miejsca, ponieważ e-faktury są przechowywane w systemie KSeF, co eliminuje potrzebę archiwizowania dokumentacji na papierze.
- Zapewnienie autentyczności i integralności treści e-faktur, które nie podlegają ocenie organów podatkowych.
- Brak potrzeby udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli, dzięki zgodności informacji zawartych w e-fakturach z wymaganiami JPK_FA.
- Szybszy zwrot podatku VAT, możliwy w ciągu 40 dni, w porównaniu do standardowych 60 dni.
Faktura Ustrukturyzowana w KSeF
Faktury ustrukturyzowane, nazywane również e-fakturami, to dokumenty elektroniczne tworzone za pomocą systemu KSeF. Zawierają one informacje wymagane przez przepisy, a ich format elektroniczny (xml) odpowiada strukturze e-Faktury FA(1) na platformie ePUAP. Umożliwia to odczytywanie i przetwarzanie danych zapisanych na e-fakturach.
Aplikacja do obsługi systemu KSeF i faktur ustrukturyzowanych – Simply Mobile Plus
Simply Mobile Plus, jako aplikacja ułatwiająca obsługę e-faktur, została połączona z KSeF.. Dzięki niej można łatwo pobierać i przetwarzać dane z różnych źródeł. Ponadto aplikacja oferuje wiele funkcjonalności takich jak podgląd danych, sprawdzanie poprawności procesów, pobieranie danych z różnych źródeł, eksportowanie do Excel’a oraz tworzenie dokumentów w formacie XML. To jednak nie wszystkie korzyści, jakie płyną z użytkowania programu Simply Mobile Plus. Aplikacja pozwala również na monitorowanie statusu wysyłki dokumentu na portal Ministerstwa wraz z otrzymaniem potwierdzenia odbioru. Dzięki Simply Mobile Plus, przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad procesem wysyłki faktur ustrukturyzowanych, a każdy etap jest zapisywany zapewniając tym samym kompletne archiwum danych ze wszystkimi zmianami..
Funkcjonalność programu do KSeF od Simply Mobile Plus
Simply Mobile Plus pozwala na:
- Całościową obsługę faktur sprzedażowych, w tym ich wysłanie na platformę KSeF Ministerstwa Finansów
- Zbieranie faktur zakupowych w systemie oraz dalszą obsługę dokumentacji w zakresie odpowiednich ścieżek zatwierdzania
- Kontrolę i sprawdzanie poprawności wszystkich kroków wysyłki, wraz z podglądem danych
- Tworzenie danych w poprawnym formacie XML i ich wysłanie na wybrany portal z otrzymaniem statusu wysyłki i Urzędowym Poświadczeniem Odbioru
- Rejestrowanie wszystkich kroków zachodzących podczas procesu przygotowania deklaracji lub raportu, jak również pełną archiwizację danych oraz historię zmian
- Pobranie danych z dowolnego źródła, następnie ich przetwarzanie i wysyłanie do Excel’a
Integracja z dowolnym systemem ERP
Program Simply Mobile Plus został zaprojektowany w sposób umożliwiający łatwą integrację z różnymi rodzajami systemów ERP, takich jak np. Microsoft Dynamics, SAP, IFS i innymi, integrację z programami CRM, np. Salesforce czy Dynamics 365. Współpracuje również z usługami chmurowymi typu SaaS, a także systemami dziedzinowymi. Co więcej, sam mechanizm integracyjny Simply Mobile Plus jest nie tylko prosty w konfiguracji, ale również w pełni bezpieczny, wydajny i skalowalny.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowatorskie rozwiązanie, które wprowadza efektywne i nowoczesne rozwiązania do obiegu faktur w firmach. Dzięki swoim zaletom, takim jak łatwość analizy faktur, oszczędność miejsca czy szybszy zwrot podatku VAT, stanowi nieocenione wsparcie dla przedsiębiorców. Integracja z aplikacją Simply Mobile Plus znacznie ułatwia proces obsługi e-faktur, zapewniając pełną kontrolę i archiwizację dokumentów. Korzystanie z KSeF przy pomocy Simply Mobile Plus to krok w stronę efektywności i nowoczesności w obiegu dokumentów finansowych.
Artykuł Sponsorowany