Zezwolenie na pracę a oświadczenie o powierzeniu pracy – czym się różnią?

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wiąże się z obowiązkiem spełnienia wymogów legalizacyjnych zarówno po stronie pracownika (legalny pobyt), jak i po stronie pracodawcy (legalne powierzenie pracy). Wielu przedsiębiorców staje przed pytaniem: czy wystarczy oświadczenie wpisane do ewidencji, czy konieczne jest pełne zezwolenie na pracę? Odpowiedź zależy od obywatelstwa cudzoziemca, rodzaju wykonywanej pracy, okresu zatrudnienia i aktualnych przepisów imigracyjnych. Mylne założenie, że prostsze rozwiązanie zawsze wystarczy, może skutkować poważnymi konsekwencjami – zarówno dla pracodawcy, jak i dla cudzoziemca.

Dwa odrębne wymogi: legalny pobyt i legalne zatrudnienie

Zanim omówimy różnicę między zezwoleniem na pracę a oświadczeniem, warto wyjaśnić fundamentalną zasadę: prawo do pobytu i prawo do pracy to dwa odrębne wymogi, które muszą być spełnione jednocześnie.

Legalny pobyt oznacza, że cudzoziemiec przebywa na terytorium Polski na podstawie ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu – wizy, ruchu bezwizowego (np. dla obywateli Ukrainy przed wojną i w ramach przepisów specjalnych), zezwolenia na pobyt czasowy lub stały, ochrony czasowej lub innego tytułu pobytowego.

Legalne powierzenie pracy oznacza, że pracodawca dysponuje dokumentem uprawniającym cudzoziemca do wykonywania pracy na jego rzecz – czyli zezwoleniem na pracę odpowiedniego typu lub oświadczeniem o powierzeniu wykonywania pracy wpisanym do ewidencji powiatowego urzędu pracy.

Pracodawca ma obowiązek przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy sprawdzić i przechowywać kopię dokumentu potwierdzającego prawo do pobytu. Samo posiadanie zezwolenia na pracę bez legalnego pobytu nie daje prawa do zatrudnienia – i odwrotnie.

Szukasz biura, które kompleksowo pomoże Ci w zatrudnianiu cudzoziemców? Sprawdź ofertę biura rachunkowego EFEKTA i umów się na bezpłatną konsultację.

Czym jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy?

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (potocznie: „oświadczenie”) to uproszczona procedura legalizacji zatrudnienia dostępna wyłącznie dla obywateli sześciu określonych państw: Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Armenii i Azerbejdżanu.

Procedura polega na tym, że pracodawca składa oświadczenie do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu pracodawcy. Urząd wpisuje oświadczenie do ewidencji i – jeśli nie zachodzą przesłanki do odmowy – wydaje potwierdzenie wpisu. Na podstawie tego dokumentu cudzoziemiec może ubiegać się o wizę lub wjechać do Polski (jeśli korzysta z ruchu bezwizowego) i legalnie podjąć pracę.

Kluczowe parametry oświadczenia:

• Dotyczy wyłącznie pracy na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych
• Obowiązuje maksymalnie przez 24 miesiące (do tej długości wydawane jest oświadczenie)
• Po upływie 24 miesięcy pracodawca musi złożyć nowe oświadczenie lub uzyskać zezwolenie na pracę
• Dotyczy konkretnego pracodawcy i konkretnego stanowiska – zmiana pracodawcy lub rodzaju pracy wymaga nowego oświadczenia lub zezwolenia
• Opłata za wpis oświadczenia do ewidencji wynosi 100 zł

Oświadczenie jest zdecydowanie prostszą i szybszą procedurą niż zezwolenie na pracę – czas oczekiwania na wpis do ewidencji wynosi zazwyczaj kilka dni roboczych, choć w praktyce może się wydłużyć w zależności od obciążenia urzędu pracy.

Uwaga: w przypadku obywateli Ukrainy od 2022 roku obowiązują przepisy szczególne wynikające z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym. Obywatele Ukrainy korzystający z ochrony czasowej mogą być zatrudniani przez pracodawców na uproszczonych zasadach – wystarczy powiadomienie urzędu pracy w ciągu 14 dni od zatrudnienia. Zasady te mogą ulec zmianie – należy je weryfikować na bieżąco.

Czym jest zezwolenie na pracę?

Zezwolenie na pracę to decyzja administracyjna wydawana przez właściwego wojewodę na wniosek pracodawcy. Jest wymagane w przypadku cudzoziemców spoza krajów uprawnionych do korzystania z oświadczenia, a także gdy cudzoziemiec z uprawnionego kraju chce pracować dłużej niż przez 24 miesiące w ramach oświadczenia lub gdy wykonuje pracę w szczególnych warunkach.

W Polsce wyróżnia się kilka typów zezwoleń na pracę:

Zezwolenie typu A – najczęstsze; wydawane dla cudzoziemca wykonującego pracę na terytorium Polski na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium RP. Czas obowiązywania: do 3 lat (z możliwością przedłużenia).

Zezwolenie typu B – dla cudzoziemca pełniącego funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców lub będącej spółką kapitałową w organizacji przez okres powyżej 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Czas obowiązywania: do 3 lat.

Zezwolenie typu C – dla cudzoziemca delegowanego przez pracodawcę zagranicznego do oddziału lub zakładu podmiotu zagranicznego w Polsce. Czas obowiązywania: do 3 lat.

Zezwolenie typu D – dla cudzoziemca delegowanego przez pracodawcę zagranicznego do realizacji usługi eksportowej w Polsce. Czas obowiązywania: czas realizacji usługi, nie dłużej niż 3 lata.

Zezwolenie typu E – dla cudzoziemca delegowanego przez pracodawcę zagranicznego w celu innym niż wskazany w typach B–D. Czas obowiązywania: do 3 lat.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (jednolite) – łączy zezwolenie na pobyt i pracę w jednej decyzji; cudzoziemiec składa wniosek o nie do wojewody w czasie legalnego pobytu w Polsce. Jest to docelowe i najstabilniejsze rozwiązanie dla cudzoziemców planujących dłuższe zatrudnienie w Polsce.

Procedura uzyskania zezwolenia na pracę – jak wygląda w praktyce?

Uzyskanie zezwolenia na pracę (typ A) wymaga kilku kroków:

Krok 1: Test rynku pracy (w większości przypadków) – pracodawca musi wykazać, że na oferowane stanowisko nie ma odpowiednich kandydatów wśród obywateli polskich i innych uprawnionych. Procedura polega na zgłoszeniu oferty pracy do powiatowego urzędu pracy i odczekaniu co najmniej 14 dni na wyniki rekrutacji. Jeśli urząd stwierdzi brak odpowiednich kandydatów, wydaje informację starosty – dokument niezbędny do złożenia wniosku o zezwolenie.

Istnieje wiele wyjątków od obowiązku testu rynku pracy – m.in. dla zawodów deficytowych (lista ustalana przez województwa), dla pracowników kadry zarządzającej, dla pracowników przenoszonych wewnątrz grupy kapitałowej, a także dla obywateli Ukrainy w określonych okolicznościach.

Krok 2: Złożenie wniosku o zezwolenie do urzędu wojewódzkiego – wniosek składa pracodawca, dołączając: wypełniony formularz, informację starosty (jeśli wymagana), dokumenty rejestrowe pracodawcy, oświadczenie o niekaralności, dowód uiszczenia opłaty (50–100 zł w zależności od okresu).

Krok 3: Oczekiwanie na decyzję – ustawowy termin to 30 dni, ale w praktyce czas rozpatrzenia wniosku w urzędach w dużych miastach (Warszawa, Wrocław, Kraków) może wynosić od kilku tygodni do kilku miesięcy. W 2026 roku czas oczekiwania w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim nadal bywa długi.

Krok 4: Przekazanie zezwolenia cudzoziemcowi – po otrzymaniu decyzji pracodawca przekazuje oryginał zezwolenia cudzoziemcowi, który – jeśli przebywa za granicą – może na jego podstawie ubiegać się o wizę.

Kiedy wystarczy oświadczenie, a kiedy niezbędne jest zezwolenie?

Odpowiedź na to pytanie zależy od kilku czynników:

Oświadczenie wystarczy, gdy:

• Cudzoziemiec jest obywatelem Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Armenii lub Azerbejdżanu
• Planowany okres pracy nie przekracza łącznie 24 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy
• Cudzoziemiec dysponuje legalnym tytułem pobytowym (wizą, ruchem bezwizowym, zezwoleniem na pobyt)
• Praca jest wykonywana na rzecz konkretnego pracodawcy wskazanego w oświadczeniu

Zezwolenie na pracę jest konieczne, gdy:

• Cudzoziemiec pochodzi z kraju spoza listy sześciu uprawnionych do oświadczenia
• Planowany okres pracy przekracza 24 miesiące
• Cudzoziemiec zmienia pracodawcę w trakcie ważnego oświadczenia i nowy pracodawca nie złożył nowego
• Rodzaj wykonywanej pracy lub stanowisko nie zgadza się z treścią oświadczenia
• Cudzoziemiec chce uregulować swój status pobytowo-pracowniczy w jednej decyzji (zezwolenie jednolite)

Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu cudzoziemca

Samo uzyskanie oświadczenia lub zezwolenia to nie koniec obowiązków. Pracodawca musi:

Przed dopuszczeniem do pracy: sprawdzić i skopiować dokument pobytowy cudzoziemca, przechowywać kopię przez cały okres zatrudnienia.

W ciągu 7 dni od podjęcia pracy: pisemnie powiadomić urząd pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca (przy oświadczeniu). Brak powiadomienia może skutkować odmową wpisu kolejnego oświadczenia.

Na bieżąco: zgłosić cudzoziemca do ZUS (umowa o pracę – obowiązkowo; umowa zlecenia – w zależności od innych tytułów ubezpieczenia), odprowadzać składki i zaliczki na podatek dochodowy na takich samych zasadach jak dla pracowników polskich.

W przypadku wcześniejszego zakończenia pracy: powiadomić urząd pracy o zakończeniu zatrudnienia przed upływem ważności oświadczenia.

Jak biuro rachunkowe EFEKTA wspiera pracodawców zatrudniających cudzoziemców?

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców to obszar, który łączy prawo imigracyjne, prawo pracy, przepisy ZUS i podatkowe. Błędy popełnione na którymkolwiek z etapów mogą skutkować karami finansowymi dla pracodawcy sięgającymi 30 000 zł oraz konsekwencjami dla cudzoziemca.

Biuro rachunkowe EFEKTA, w ramach kompleksowej obsługi kadrowej, wspiera pracodawców zatrudniających pracowników z zagranicy. Specjaliści EFEKTY doradzają w wyborze właściwej ścieżki legalizacji zatrudnienia, pomagają w przygotowaniu dokumentacji do wniosku o zezwolenie lub oświadczenia, obsługują zgłoszenia do ZUS i rozliczenia podatkowe cudzoziemców, a także informują o zmianach przepisów imigracyjnych mających wpływ na pracodawców.

Dział obsługujący pracodawców zatrudniających obcokrajowców dysponuje m.in. dedykowanymi specjalistami obsługującymi klientów w języku ukraińskim i rosyjskim. Kontakt przez stronę efekta.waw.pl lub pod numerem +48 22 403 40 98.

Zatrudniasz cudzoziemców i chcesz mieć pewność, że dokumentacja jest zgodna z przepisami? EFEKTA pomoże Ci przez cały proces.

Oświadczenie o powierzeniu a zezwolenie

Oświadczenie o powierzeniu pracy i zezwolenie na pracę to dwa różne instrumenty legalizacji zatrudnienia cudzoziemców – każdy z innych przesłanek, z innymi procedurami i dla innych grup obywateli. Oświadczenie jest szybsze i prostsze, ale dostępne tylko dla sześciu narodowości i na ograniczony czas. Zezwolenie jest bardziej czasochłonne, ale zapewnia stabilniejszą podstawę zatrudnienia i obejmuje szerszy krąg cudzoziemców. Prawidłowy wybór ścieżki – i konsekwentne dopełnianie wszystkich obowiązków po zatrudnieniu – chroni pracodawcę przed sankcjami i zapewnia cudzoziemcowi poczucie bezpieczeństwa prawnego.

Art. Sponsorowany

Źródło grafiki: Pexels