Mała Akademia Finansów: Co przyniesie nam przyszłość... o prognozowaniu słów kilka

Lekka, wakacyjna reflekksja o tym, po co tworzyć prognozy w organizacji


Zapewne każdy były lub obecny pracownik wielkich korporacji zetknął się przynajmniej raz z ideą prognozowania. Mogło to dotyczyć różnych sfer działalności i wartości, zależnie od specyfiki przedsiębiorstwa. Zauważyć tutaj należy, iż nie chodzi o proces budżetowania, który choć zbliżony (też przewiduje przyszłe zdarzenia), dotyczy zazwyczaj dłuższego okresu (budżet: najbliższy rok, kilka lat; prognoza: tydzień, miesiąc, kwartał, maksymalnie rok) i prawie wyłącznie przewidywanego poziomu przychodów i wydatków.

Zapewne w większości przypadków owy pracownik traktował styczność z procesem prognozowania, jako niepotrzebną fanaberię lub wróżenie z fusów, które nic nie wnosi, a musi być zrobione "bo centrala tego oczekuje". W większości mniejszych podmiotów taka praktyka nie miała do niedawna miejsca. Ewentualnie pojawiała się w ograniczonym zakresie. Wraz z rozwojem świadomości rodzimych przedsiębiorców, ten stan rzeczy zaczął ulegać przemianom. Otwarte pozostaje pytanie: po co to wszystko? Różnym działom, osobom w organizacji, prognozowanie może się przysłużyć w inny sposób.

Pierwszym i najbardziej oczywistym odbiorcą prognoz jest właściciel/zarząd organizacji. Na podstawie krótkoterminowych przewidywań mogą być w stanie określić np. czy prognozowane przychody równoważą wydatki (których większość jest stała, jak płace czy koszty leasingu). Dłuższe prognozy mogą odpowiedzieć na pytanie, czy strumień dochodu organizacji umożliwi realizację zaplanowanych wcześniej, istotnych zamierzeń inwestycyjnych (np. budowa nowej siedziby), czy też należy odłożyć to w czasie.

Kolejnym istotnym odbiorcą prognoz jest dział finansowy. Dzięki przewidywaniu obrotu należnościami i zobowiązaniami, pracownicy mogą określić czy strumienie wpływów i rozchodów w najbliższym czasie się bilansują (tzn. czy kredytujemy naszych odbiorców, czy też raczej sami się kredytujemy u dostawców) oraz jaki będzie fizyczny poziom gotówki na kontach organizacji.

Dział sprzedażowy może dzięki prognozom uzyskać wgląd w przewidywany kształt poszczególnych strumieni sprzedaży. Jest to szczególnie istotne w organizacjach, gdzie jeden rodzaj przychodu jest pochodną innego (np. sprzedaż maszyn oraz pakietów serwisowych do nich). Analiza przewidywań może być wtedy pewnego rodzaju sygnałem ostrzegawczym przed możliwym załamaniem sprzedaży (sytuacja, gdy cały przychód utrzymuje się na podobnym poziomie, natomiast maleje jego podstawowa składowa, np. sprzedaż maszyn, a rośnie jej pochodna, która może się utrzymywać na wysokim poziomie przez dłuższy czas, ale nie może istnieć bez pierwszej).

Działy produkcji i logistyki mogą poprawić swoją kosztoefektywność. Dzięki prognozom zapotrzebowania na konkretne produkty i towary, można obniżyć koszty składowania (dostawy just-in-time) lub lepiej zaplanować zapotrzebowanie na konkretne jednostki wytwórcze (tak maszyny, jak i pracowników sezonowych).

Jak widać, poprawnie zrobiona prognoza może być nieocenionym sojusznikiem każdej organizacji. Nie zapewni wzrostu sam fakt procedowania, lecz umiejętne jej przygotowanie i wykorzystanie sprawi, że "para nie pójdzie w gwizdek", a napędzi podmiot do dalszego rozwoju. To jak ją zrobić poprawnie, jest już tematem na inną okazję.