Outsourcing vs automatyzacja

Jak podejść do oszczędności procesowych


Jedną z form usprawniania działań organizacji jest wydzielenie pewnych procesów poza jej obręb, do innej jednostki specjalizującej się w wykonywaniu wskazanych działań. Owe działanie powszechnie jest znane pod nazwą outsourcing. Może przybierać formę wewnętrznej reorganizacji, np. poprzez wydzielenie działu w organizacji, który ma przejąć realizację wskazanego procesu (np. centralizacja kontaktów i transakcji zakupowych całej organizacji w dziale zakupów), jak również zewnętrzną, poprzez przekazanie działań do całkowicie odrębnej jednostki (np. zarządzanie kadrami przez wyspecjalizowanego usługodawcę). W przypadku największych organizacji często są tworzone w grupach kapitałowych osobne podmioty, pełniące wyspecjalizowane funkcje, np. nadzoru nad płynnością finansową (treasury) lub logistyką.

Automatyzacja jest natomiast działaniem zmierzającym do zastępowania procesów wykonywanych manualnie przez maszyny, programy komputerowe lub też kombinacje obydwu. Może się to objawiać w spektakularny sposób, jak np. w pełni automatyczna linia składająca samochody, jak również w bardziej subtelny, np. poprzez system automatycznie wystawiający i wysyłający pocztą elektroniczną faktury po realizacji usługi.

Czemu ma służyć ten przydługi wstęp encyklopedyczny? Jak nie wiadomo o co chodzi, to chodzi o pieniądze. Oba wymienione działania mają służyć przede wszystkim oszczędnościom. Jedne są oczywiste, np. zmniejszenie jednostkowego kosztu obsługi kadrowej pracowników, inne bardziej długofalowe, np. automatyczne zarządzanie terminami przydatności do spożycia artykułów na magazynie. Lecz oba działają w trochę inny sposób i są efektywne przy innych procesach.

Outsourcing świetnie się sprawdza, gdy w organizacji brakuje odpowiednich kompetencji lub jest za mało osób je posiadających.Szczególnie jest to użyteczne przy procesach realizowanych sporadycznie, np. rekrutacja. Posiadanie specjalisty, bądź też działu z tego zakresu ma sens dopiero przy kilkunastu rekrutacjach miesięcznie. Co innego wykorzystanie zewnętrznego usługodawcy, który przeprowadza takie rekrutacje dla wielu klientów.

Automatyzacja ma sens przy prostych, powtarzalnych procesach, gdzie rezultat działania jest łatwy do przewidzenia, a liczy się czas, lub przy skomplikowanych obliczeniach. W pierwszym przypadku przewagą automatu nad człowiekiem będzie powtarzalność i szybkość działania. Automatyczny system wystawiania faktur może działać 24/7, a każda kolejna faktura będzie tak samo dokładna. Nie można tego powiedzieć o księgowym, który po 8h zacznie zwyczajnie popełniać błędy wynikające ze zmęczenia. Nie mówiąc już o pracy przez całą dobę. W drugim przypadku, maszyna przeważa praktycznie nieograniczonymi możliwościami kalkulacyjnymi. Mam na myśli tutaj takie zadania jak przepowiadanie pogody na podstawie danych atmosferycznych, czy też ruchów cen towarów na giełdach towarowych.

Jak dotąd nie napisałem niczego kontrowersyjnego, ani odkrywczego. Myślę, że większość czytelników, jak nie wszyscy, zgodzi się z powyższym rozumowaniem. Jak to więc możliwe, że nawet na poziomie międzynarodowych korporacji powyższa logika jest odwracana?

Tworzone są na potęgę centra usług wspólnych, w szczególności przeznaczone do obsługi księgowości i finansów. Miałem przyjemność odwiedzić kilka z nich i analizować ich procesy i sposób działania. Większość akcji polegała na powiązaniu dokumentów na kolejnych etapach procesu (np. zamówienie-WZ-faktura). I wyciąganiu rutynowych wniosków na podstawie zebranych dokumentów (np. deklaracja VAT). Kilkanaście lat temu takie centra były lokalizowane w Polsce, gdyż praca tutaj była tańsza, niż np. w Holandii. Potem, poszukując oszczędności, korporacje przenosiły owe centra do krajów z jeszcze niższym kosztem pracy, np. Rumunia lub Indie. Ku mojemu rozbawieniu, od kilku lat obserwuję trend powrotu omawianych jednostek organizacyjnych. Podejrzewam, że uzyskany stosunek ceny do jakości wymknął się jednak spod kontroli zarządzających. Zdecydowanie tańszym rozwiązaniem, nawet w krótkiej perspektywie, jest jednak inwestycja w automat łączący ze sobą różne dokumenty i transakcje.

Jednocześnie tworzone są niezwykle zaawansowane technologie do usprawniania np. funkcji zarządczych czy też wspomnianej wcześniej rekrutacji. Nie mam oczywiście nic przeciwko usprawnianiu każdej dziedziny funkcjonowania przedsiębiorstw, jednak o wiele efektywniej będzie wynająć rekrutera, nawet do przeprowadzania kilku cyklicznych rekrutacji, niż inwestowanie środków w algorytmy mające wybrać odpowiedniego kandydata.

Wnioskiem płynącym z mojego wywodu powinno być sceptyczne nastawienie do szybkich decyzji związanych tak z outsourcingiem, jak i automatyzacją. Nie należy ulegać modom, jak masowe zakładanie centrów usług wspólnych w krajach o niskich kosztach pracy, gdyż coś co się sprawdziło w przypadku jednego procesu i organizacji, wcale nie musi się udać w innym przypadku. Każda z omawianych zmian powinna być poprzedzona rzetelną analizą pod kątem oszczędności, tak finansowych jak i np. czasowych. Wskazane jest również porządne przygotowanie analiz rozwiązań alternatywnych (które zazwyczaj są robione po macoszemu). Niejednokrotnie właśnie te alternatywy nieoczekiwania okazują się być najwłaściwsze.