Pozyskanie funduszy z Unii Europejskiej to jedno, ale ich prawidłowe rozliczanie to zupełnie odrębne wyzwanie. Otrzymanie dotacji nie kończy procesu, a wręcz przeciwnie – dopiero rozpoczyna etap skrupulatnego dokumentowania i udowadniania, że środki zostały wydane zgodnie z zapisami umowy. Niezależnie od tego, czy chodzi o realizację projektu w sektorze publicznym, czy wsparcie dla działalności gospodarczej, każdy beneficjent musi dostosować się do rygorystycznych wymagań związanych z rozliczeniem dotacji unijnych.
Jak wygląda rozliczanie dotacji unijnych?
Rozliczanie dotacji unijnych to skomplikowany proces, który wymaga precyzyjnego udokumentowania każdej operacji gospodarczej oraz wykazania prawidłowości wykorzystania środków. W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia szczegółowych ksiąg rachunkowych, gromadzenia dowodów księgowych i dokumentów potwierdzających faktyczne poniesienie kosztów. Ważne jest również, aby wszystkie wydatki były zgodne z zapisami umowy i podlegały ocenie realizacji zadania przez instytucję zarządzającą środkami unijnymi.
Beneficjent musi wykazać, że poniesione wydatki są rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej i że każda transakcja ma swoje odzwierciedlenie w dokumentacji określonej w przepisach prawa. Co więcej, wszelkie błędy rachunkowe czy rozbieżności między wnioskowanymi a rzeczywistymi kosztami mogą skutkować koniecznością zwrotu części lub całości przyznanej dotacji. W związku z tym kluczowe jest skrupulatne prowadzenie dokumentacji oraz stała kontrola wydatków w ramach zadania.
Dokumentacja – klucz do sukcesu
Rozliczenie dotacji opiera się na podstawie dowodów księgowych, które muszą spełniać określone standardy i zawierać najmniej dane określone w przepisach prawa. Wszystkie operacje gospodarcze muszą być potwierdzone fakturami, rachunkami, umowami oraz innymi dokumentami, które jednoznacznie wskazują, że środki unijne zostały wydane zgodnie z celami projektu.
Ważnym elementem dokumentacji są również dane określone w księgach rachunkowych. Każdy wydatek musi być odpowiednio zaksięgowany, a jego charakterystyka powinna odpowiadać wnioskom złożonym w ramach aplikacji o dofinansowanie. Co więcej, jeśli projekt obejmuje wytworzenie środków trwałych lub wartości niematerialnych, konieczne jest dodatkowe wykazanie ich powstania oraz zgodności z zapisami umowy.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź koniecznie – https://www.sekwencja.eu/oferta/rozliczanie-dotacji/
Terminy i ich znaczenie
Prawidłowe rozliczenie dotacji unijnych wymaga również przestrzegania terminów określonych w zapisach umowy. Każdy projekt musi zostać rozliczony w terminie określonym w umowie, a wszelkie opóźnienia mogą skutkować sankcjami finansowymi. W związku z tym beneficjent musi monitorować harmonogram realizacji zadania oraz przygotowywać dokumenty potwierdzające zgodność działań z harmonogramem.
W kontekście terminów ważne jest również pilnowanie momentu składania wniosków o płatność. W zależności od rodzaju dotacji rozliczanie może odbywać się na zasadzie refundacji (czyli po poniesieniu kosztów) lub zaliczkowania, gdzie środki są wypłacane z góry i wymagają późniejszego udokumentowania wydatków. W obu przypadkach beneficjent musi udowodnić, że środki zostały przeznaczone na realizację zadania i nie zostały wydane na inne cele.
Art. Partnera: SEKWENCJA
Źródło grafiki: Pixabay
Informacja od wydawcy: Publikacja ma wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.